4.6 No molestar

Probablemente, a lo largo de tu vida laboral has tenido que asistir a multitud de reuniones inútiles y aburridas, en las que te has llevado tu portátil para poder seguir trabajando en tareas urgentes, en vez de estar allí perdiendo el tiempo escuchando a gente hablando de cosas que no te interesan lo más mínimo. Algunos incluso aprovechan este tipo de reuniones para jugar con el móvil o simplemente están en la inopia, con la mirada perdida.

Uno de los casos más representativos de este tipo de reuniones inútiles y contraproducentes fue justamente un día en el que tuvimos un problema con un servidor de bases de datos. Teníamos varias webs caídas de forma simultánea y dio la casualidad de que justo al cabo de pocos minutos de producirse la incidencia tenía que asistir a una reunión supuestamente importante a la que me habían convocado unos días antes. Así pues, tuve que delegar el problema en otros compañeros para poder asistir a la reunión, mientras estaba pendiente del móvil acerca de cómo iba evolucionando el tema. Resumiéndolo mucho, se trataba de una reunión de un proyecto sobre el cual no sabía nada, en el cual yo no estaba involucrado de ninguna manera y del cual no volví a saber nada más después de esa inoportuna y estúpida reunión. Menudo éxito... Por cierto, la incidencia quedó resuelta mientras seguía «secuestrado» en la sala de reuniones.

Con esto no digo que todas las reuniones sean inútiles, sino que hay que convocarlas cuando sean necesarias y deben participar las personas que estén realmente implicadas en el asunto o asuntos a tratar. Es absurdo convocar pescadores a una reunión de pastores de ovejas, ¿verdad? Pues parece que si trabajas en una oficina tengas que asistir a todas las reuniones, aunque no te ataña en absoluto lo que se va a tratar.

Luego están las reuniones flotantes, esas que se van convocando varias veces, pero nunca se llevan a cabo. Son las típicas reuniones que siempre están en tu agenda y se van posponiendo eternamente para «otro día», cancelándolas en el último momento, incluso cuando la gente ya está esperando en la sala, con la excusa de que no puede asistir «alguien importante». Lo peor de esto es que tú te tienes que ir reorganizando la agenda para adaptarte. A veces, cuando finalmente se acaban celebrando, los temas a tratar ya están obsoletos, ya se han solucionado o se han buscado alternativas por otras vías más ágiles.

Puede parecer obvio, pero es muy importante dejar constancia por escrito de los temas tratados y acordados en las reuniones para evitar futuras discusiones de lo que se dijo y lo que se acordó que se haría, cuándo se haría, quién lo haría, etc. En muchas reuniones se acaba perdiendo el tiempo hablando de temas que no estaban en el orden del día (si es que existía) y no se llega a ningún objetivo ni resultado concreto. Es decir, solo sirven para perder el tiempo y discutir durante horas sin conseguir nada. Conozco a una persona que lleva la organización al extremo y hace actas de las reuniones con su mujer para que quede constancia de lo que se ha hablado y acordado. Tampoco hace falta llegar a estos extremos, pero un poquito de por favor…

Hay reuniones que es mejor hacer en persona, pero hay muchas otras que se pueden hacer en remoto perfectamente. Mantener reuniones a distancia usando herramientas de videoconferencia supone un ahorro muy grande en gastos de transporte, alojamiento y dietas. Además, permiten un gran ahorro de tiempo, gracias a la inmediatez que ofrecen. Sin duda, cuando se trabaja con equipos distribuidos, se convierten en una herramienta fundamental.

Sin embargo, las reuniones no son las únicas actividades que pueden quitarnos ingentes cantidades de horas productivas, sino que también contamos con las avalanchas de emails y de llamadas interrumpiéndonos continuamente, además de las interrupciones personales de otros compañeros que requieren nuestra atención. Todos estos ladrones de tiempo no nos dejan concentrar en lo que estamos haciendo o, mejor dicho, en lo que intentamos hacer.

El estado de flow ocurre cuando estamos tan inmersos en lo que hacemos que perdemos la noción del espacio y del tiempo. Cuando nos encontramos en ese estado, nos sentimos realmente inspirados y somos muchísimo más productivos. Personalmente, me ocurre a menudo cuando estoy muy concentrado haciendo algo que me motiva, mientras escucho mi música favorita. ¡Pueden pasar incluso horas sin que me dé cuenta! Es una sensación maravillosa, hasta que alguien me interrumpe.

Cuando estás realmente concentrado en algo complejo, molestan muchísimo las interrupciones para atender reuniones en las que no pintas nada, tener que responder un email de alguien con una pregunta a la que ya le has respondido con anterioridad, que te llamen para que te cambies de compañía de teléfono o que venga un compañero a enseñarte fotos del fin de semana pasado. A veces, parece que si no te ven picando piedra no estés trabajando, total, solo estás sentado delante de un ordenador.

Así pues, en resumidas cuentas, hay que interrumpir las interrupciones o, mejor aún, acabar con ellas siempre que sea posible, por ejemplo, poniendo el teléfono móvil en modo no molestar (de forma que únicamente se permitan ciertas llamadas), desactivando las notificaciones de tu aplicación de correo electrónico para contestarlos solo en determinadas franjas horarias (en vez de hacerlo al momento de recibirlos), o bien poniéndote unos auriculares bien visibles (aunque realmente no escuches nada) como medida disuasoria contra interrupciones superfluas.